Parmi les multiples défis auxquels font face les gestionnaires de projet, les dépassements de temps et de budget se démarquent comme l’un des problèmes les plus fréquemment rencontrés. Ces dépassements peuvent compromettre la réussite d’un projet et avoir un impact significatif sur votre organisation et ses parties prenantes.

Comment les gestionnaires de projet peuvent-ils surmonter ces obstacles pour atteindre le résultat final souhaité ?

De nombreux facteurs peuvent contribuer aux dépassements de temps et de budget dans un projet, mais la plupart ont leur origine dans une définition et planification initiales déficientes, une gestion des risques inefficace ou une gestion des imprévus maladroite.

Définition et planification initiale

J’observe systématiquement des projets qui ont déjà démarré mais pour lesquels il n’existe aucune note de cadrage, ou bien une note de cadrage incomplète ou mal rédigée. En d’autres termes, le périmètre du projet n’a pas été clairement défini.

Je remarque également fréquemment l’absence de planification détaillée, c’est-à-dire un échéancier et un budget détaillé, ou alors des plans mal conçus et imprécis.

Sans un cadre et des plans détaillés initiaux clairement définis, il devient extrêmement difficile de s’aligner avec le COPIL ou le client sur ce qui constitue un dépassement. Cela entraînera assurément du chaos et des frustrations pour toutes les parties prenantes impliquées.

La solution évidente consiste à investir le temps nécessaire à l’élaboration de ces documents initiaux avant même de s’engager dans la réalisation du projet. Dans tous les cas, une documentation initiale approximative est préférable à l’absence totale de documentation, mais il est évident que plus ces documents sont détaillés et précis, plus il sera facile de réagir aux imprévus. Il incombe aux gestionnaires de projet d’adapter la complexité de cette documentation à celle du projet, et de ne pas submerger les parties prenantes de détails qui ne sont pas nécessaires selon la nature du projet.

La qualité de ces documents dépend de leur structure, de leur contenu ainsi que de la qualité des estimations. Pour cela, il est essentiel de travailler en collaboration et de construire et estimer directement avec les experts métier. Un gestionnaire de projet est un facilitateur, un intégrateur, et il ne peut jamais posséder une expertise aussi approfondie que chaque partie prenante opérationnelle prise individuellement.

En ce qui concerne les bonnes pratiques pour faire des estimations, un article a été consacré à ce sujet.

Gestion des risques

Les risques non identifiés ou mal gérés peuvent entraîner, entre autres conséquences, des problèmes qui retardent le projet et augmentent les coûts.

Tout comme certains projets qui ne sont pas documentés dans un échéancier ou un budget détaillé, je constate encore plus fréquemment des projets où aucune réflexion n’a été menée sur la gestion des risques.

Je recommande vivement de procéder systématiquement à une analyse des risques pour tous les projets, quelle que soit leur complexité. Pour un projet peu complexe ou à faible enjeu, une analyse des risques de haut niveau, telle qu’une analyse FFOM (ou SWOT pour les amateurs d’anglicismes), peut suffire.

En revanche, les projets complexes ou à fort enjeu doivent absolument faire l’objet d’une analyse de risques détaillée. Inévitablement, une partie de ces risques, s’ils ne sont pas gérés, entraîneront des retards ou des dépassements de coûts.

Gestion des imprévus

Tous les gestionnaires de projet sont conscients que dès que l’échéancier et le budget d’un projet sont établis, ils deviennent rapidement obsolètes. L’environnement dans lequel évolue tout projet est dynamique et changeant, ce qui nécessite une gestion constante des événements non-planifiés.

La mise en place d’un échéancier et d’un budget détaillé ne garantit pas un déroulement du projet sans accroc. Cependant, cela permet aux gestionnaires de projet et au COPIL d’être beaucoup plus efficaces dans la prise de décisions, car ces plans leur permettent de comprendre rapidement quelles sont les conséquences d’un imprévu sur le périmètre du projet.

Un imprévu mineur, c’est-à-dire un événement qui ne modifie pas le périmètre du projet, sera géré au niveau opérationnel et nécessite un ajustement des plans détaillés.

En revanche, un imprévu majeur, remettant en question le périmètre du projet, devra être traité au niveau stratégique. Cela impliquera un ajustement de la note de cadrage, voire l’abandon du projet, et cela relève de l’autorité du COPIL.