Comment réussir les estimations de durée et de coûts ?

  5 février 2024
  Méthode    , ,

Le défi de chaque estimation est d’identifier la valeur la plus réaliste possible, de manière à ce qu’en fin de projet, l’écart entre la valeur estimée et la valeur réelle soit la plus faible possible.

Pour être au plus près de cette valeur réaliste, j’utilise la démarche suivante :

  1. Je commence par noter la valeur qui me vient intuitivement, quelle qu’elle soit.
  2. J’utilise une ou plusieurs méthodes d’estimation parmi les suivantes :
    • Par découpage. Découpage de l’élément à estimer en sous-éléments, jusqu’à un niveau auquel il devient possible de faire une estimation.
    • Jugement d’expert. Consultation de personnes expérimentées dans le domaine lié à l’élément qui est estimé.
    • Estimation par analogie. Référence à des projets ou des éléments de projet analogues dont on connait la valeur par expérimentation, tout en adaptant cette valeur au nouveau contexte.
    • Estimation paramétrique. Estimation basée sur des données statistiques propres au domaine de l’élément estimé.
    • Valeur moyenne. Calcul d’une valeur moyenne, basée sur la valeur la plus optimiste et la valeur la plus pessimiste.
    • Planning poker. Méthode d’estimation collaborative et consensuelle, utilisant un jeu de cartes qui portent différentes valeurs.
  3. J’ajoute à la valeur obtenue une réserve liée au niveau d’incertitude de l’estimation. Cette réserve peut aller de 10% pour couvrir un imprévu mineur jusqu’à 300% pour des situations très incertaines. Pour des projets très particuliers, certaines personnes utilisent la méthode du chiffre pi pour définir la réserve à intégrer dans les estimations.
  4. Je compare la valeur intuitive avec la valeur établie par l’utilisation d’une des méthodes ci-dessus. Si elles sont cohérentes, mon niveau de confiance dans la valeur établie est suffisant. Si les valeurs sont incohérentes, je refais une estimation intuitive et utilise d’autres méthodes.

La méthode du chiffre pi

La méthode du chiffre pi est entièrement empirique et peut s’interpréter par le fait qu’une équipe non performante passe 3x plus de temps à réaliser les tâches qu’elle a estimées et qu’il y a 3x plus de travail derrière les tâches inconnues.

La méthode consiste donc à combiner ces deux facteurs pour estimer par quel montant il faut multiplier la valeur pour y inclure la réserve, selon les règles suivantes :

  • π^2 lorsque l’équipe projet n’est pas encore performante et qu’elle fait quelque chose qu’elle ne connait pas,
  • π lorsque l’équipe projet n’est pas encore performante mais qu’elle fait quelque chose qu’elle connait,
  • π lorsque l’équipe projet est performante mais qu’elle fait quelque chose qu’elle ne connait pas,
  • √π lorsque l’équipe projet est performante et fait quelque chose qu’elle connait.

5 étapes pour choisir le bon outil de gestion des délais

  9 janvier 2024
  Méthode   

Une des clés de réussite des projets est la maîtrise des délais. Ceci passe par une bonne planification et coordination du travail nécessaire à la livraison des résultats finaux attendus en fin de projet.

Voici les 5 étapes que j’utilise pour maîtriser les délais de mes projets.

  1. Déterminer la complexité du projet. Un projet peu complexe est un projet dont l’enjeu stratégique est relativement faible, la durée complète est de quelques semaines à quelques mois, l’équipe est constituée de quelques personnes connues, l’environnement est connu et dont le budget est de quelques milliers de francs au maximum. Un projet complexe est un projet dont l’un ou plusieurs de ses paramètres est fort ou élevé.
  2. Déterminer la prédictibilité du projet. Un projet prédictible est un projet dont vous pouvez facilement déterminer le déroulement, les activités, les coûts, les parties prenantes et les risques avant le démarrage du projet. Un projet peu prédictible est un projet dont l’un ou plusieurs de ses paramètres est difficile à estimer à l’avance.
  3. Comprendre l’environnement du projet. Le choix de la méthode de gestion de projet et des outils de planification dépend de l’environnement de l’organisation. Cela dépend par exemple des outils déjà utilisés, des procédures établies, des règles de sécurité informatiques ou des coûts de licence. Le choix dépend également des habitudes et des compétences de l’équipe.
  4. Choisir la méthode de gestion. Selon la prédictibilité et l’environnement, vous pouvez déterminer si la méthode la plus appropriée est une méthode agile (par ex. SCRUM), une méthode prédictive (par ex. Hermès, IPMA, PMBOK) ou une approche polyvalente comme la Gestion de Projet Circulaire qui permet les deux approches.
  5. Choisir l’outil de planification. Pour des projets peu complexes, je me contente d’une liste de tâches et d’un échéancier résumé, voire de quelques jalons clés. Pour les projets qui suivent une approche agile, j’utilise un plan de phases et des tableaux Kanban. Finalement, pour des projets complexes qui suivent une approche prédictive, je passe par un outil de planification spécialisé (par ex. Merlin Project, Microsoft Project). Il existe une grande variété d’outils informatiques qui permettent de planifier les projets : des outils offrant des Kanban (par ex. Trello, WeKan, OpenProject), des outils spécialisés dans les diagrammes de Gantt (par ex. GanttProject, ProjectLibre, Microsoft Project) ou des outils à fonctionnalités multiples (par ex. Jira, Asana). Chez Prefix, j’utilise Merlin Project, un outil très complet qui permet aussi bien d’afficher le travail sous forme de tableaux Kanban que de diagrammes de Gantt.

La création de Prefix

  13 décembre 2023
  Dialogue   
  • Quel a été le facteur déclenchant la création de Prefix ?

J’ai toujours eu envie de créer ma propre entreprise, essentiellement pour avoir la liberté et le défi de prendre toutes les décisions stratégiques. C’est parfois impressionnant, mais incroyablement stimulant et toujours passionnant.

Après 8 ans sur le mandat que j’effectuais chez Solar Impulse pour le compte de mon employeur Altran, je me suis retrouvé très éprouvé physiquement et mentalement. Pour éviter l’épuisement, j’ai eu l’opportunité de réduire mon temps de travail à 70%, ce qui m’a offert du temps pour me reposer et faire d’autres projets. C’est dans cette période que j’ai décidé de créer mon entreprise pour valoriser mon expérience en gestion de projet. Pendant 2 ans, j’ai eu la chance de pouvoir conduire les deux activités en parallèle, pour finalement me consacrer entièrement à Prefix dès 2014.

  • Comment as-tu choisi le secteur d’activité de ton entreprise ?

J’ai tout naturellement continué mes activités dans la gestion de projet, motivé par les différentes expériences acquises dans mes emplois et mes mandats précédents.

  • Comment as-tu fait pour créer ton réseau et te faire connaitre au départ ?

J’ai démarré avec les contacts que j’avais développés jusque là et commencé à participer à des activités de réseautage dans ma région.

Puis j’ai rapidement décidé de plutôt participer activement et bénévolement à des projets d’événementiel comme l’Auvernier Jazz Festival ou l’organisation d’étapes du Tour de Romandie à Neuchâtel. Cela m’a permis d’acquérir de nouvelles expériences tout en participant à des projets qui m’enthousiasment et par la même occasion de créer de nouevaux contacts et faire connaitre Prefix dans la région neuchâteloise.

  • Quels sont les produits ou services dont tu es le plus fier ?

Je suis particulièrement fier d’avoir pu trouver une solution pour marier les approches initiales de gestion de projet, dites prédictives, et les méthodes plus récentes, dites agiles. Ce mariage a donné naissance à la méthode que j’ai baptisée la Gestion de Projet Circulaire.

Depuis, je forme et certifie mes clients à cette méthode et je l’applique à toutes les situations différentes qui se présentent à moi dans le cadre de mes mandats.

  • Quelles sont les perspectives d’avenir pour ton entreprise ?

Mon objectif actuel est de consolider mon offre de services de manière à pouvoir répondre à toutes les demandes liées au métier de la gestion de projet et à étendre mon offre au-delà de la Romandie.

J’ai également à cœur d’offrir une plateforme qui permettra à toute personne de proposer et réaliser des projets à titre privé.


Quelle est la différence entre cahier des charges et backlog produit ?

  7 novembre 2023
  Méthode   

La fonction du cahier des charges ainsi que celle du backlog produit est de faire en sorte que le livrable final soit au plus près des besoins des clients ou utilisateurs finaux. Il sert donc à identifier les exigences client et à structurer le travail à effectuer pour atteindre ce livrable final.

C’est donc la même chose, mais c’est très différent !

Quelles sont ces différences ?

CAHIER DES CHARGES

  • Origine. Le terme « cahier des charges » trouve son origine au Moyen Âge dans le domaine de la construction et de l’ingénierie. Les maîtres d’ouvrage (architectes, ingénieurs) notaient leurs exigences, leurs « charges », sur des feuilles pour les transmettre aux artisans. Toutes ces feuilles rassemblées formaient alors un « cahier ».
  • Utilisation. Il sert de référence pour définir les attentes du client ou du commanditaire vis-à-vis du livrable. Il est sous la responsabilité d’un expert ou de la personne en charge de la gestion du projet.
  • Contenu. Le cahier des charges détaille les contraintes et les exigences fonctionnelles du livrable, ainsi que les critères de performance associés.
  • Évolution. Le cahier des charges est un document formel et statique, une fois accepté pendant la phase de planification. Toutes modifications passent par un processus de validation formel et donc peu flexible.

BACKLOG PRODUIT

  • Origine. L’expression « backlog produit » est un anglicisme qui provient de la méthodologie agile, en particulier de Scrum. Le mot « backlog » signifie littéralement accumulation, retard et représente une liste de tâches ou d’éléments en attente de traitement.
  • Utilisation. Il est utilisé pour organiser et hiérarchiser les travaux à effectuer sur le livrable. Il est constamment mis à jour pour refléter les besoins changeants du produit. Il est sous la responsabilité du « responsable produit ».
  • Contenu. Le backlog produit est constitué des « histoires client », ou user stories, qui représentent les fonctionnalités du livrable attendues par le client, ainsi que des éléments représentant des améliorations ou des correctifs à apporter au livrable.
  • Évolution. Il est potentiellement mis à jour lors de chaque itération, ou sprint, du processus agile, en fonction des retours du client et des changements de priorité.

En résumé, le cahier des charges est un document statique qui spécifie les exigences d’un livrable, tandis que le backlog produit est une liste dynamique et évolutive représentant les tâches à réaliser dans le cadre d’un processus de développement agile. Dans les deux cas, c’est le document qui permet de cadrer le développement du livrable, assurant ainsi que sa forme finale réponde parfaitement aux besoins du client.

Le message du bouquetin

Pourquoi Prefix ?

Pre pour l’anticipation qui caractérise le métier de la gestion de projet et fix (de l’anglais) pour en illustrer l’aspect résolution de problèmes.

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