Cultiver la connexion et l’intelligence émotionnelle

Les check-ins – ou tours d’inclusion – en début de séance, sont devenus une pratique essentielle dans de nombreuses équipes, apportant une valeur significative à la dynamique de groupe. Cette ritualisation de l’expression émotionnelle offre des avantages considérables qui vont au-delà de simples formalités. Quels en sont les bénéfices ?

1. Réduction du stress et de l’anxiété. Les check-ins émotionnels établissent un espace où chaque membre de l’équipe se sent en sécurité pour partager ses émotions sans jugement. Cela crée un climat d’inclusivité, favorisant ainsi la confiance et la transparence au sein du groupe. Les membres sont plus enclins à s’exprimer honnêtement, sachant qu’ils seront écoutés avec empathie.
2. Renforcement des liens interpersonnels. En partageant leurs états émotionnels, les membres de l’équipe établissent des connexions plus profondes les uns avec les autres. Comprendre l’état émotionnel de chacun permet de renforcer les liens interpersonnels, créant ainsi une équipe plus soudée. Ces connexions émotionnelles contribuent à une meilleure collaboration et à un esprit d’équipe positif.
3. Amélioration de l’intelligence émotionnelle collective. Les check-ins favorisent le développement de l’intelligence émotionnelle au sein de l’équipe. En prenant conscience de leurs propres émotions et en comprenant celles des autres, les membres acquièrent une meilleure compréhension des dynamiques émotionnelles du groupe. Cela peut conduire à une communication plus efficace, à une résolution de conflits plus constructive et à une gestion plus attentive du bien-être de l’équipe.
4. Optimisation de la productivité et de la créativité. Des membres d’équipe émotionnellement connectés sont plus susceptibles de travailler de manière harmonieuse et efficace. Lorsque les émotions sont reconnues et traitées, les individus peuvent se concentrer plus pleinement sur leurs tâches, favorisant ainsi un environnement propice à la créativité et à la résolution de problèmes.

Les conditions pour un check-in efficace

Pour que les check-in soient réellement efficaces, ils doivent être encadrés de manière appropriée. Voici les conditions essentielles à prendre en compte :

1. Instaurer un cadre de confiance. Chaque membre de l’équipe doit se sentir libre de s’exprimer sans crainte de jugement. Au début de cette pratique, cela peut aider que des règles permettant ce cadre de sécurité soient définies collectivement, par exemple, en établissant une charte. Traditionnellement, on y retrouve les règles de bienveillance, de confidentialité et de souveraineté.
2. Limiter le temps de parole. Pour éviter que certaines personnes prennent trop de temps et que ce tour de parole occupe une part disproportionnée de la réunion, il est impératif d’établir et de faire respecter une règle limitant la durée de chaque intervention.
3. Adapter à l’équipe. Le format doit correspondre à la culture et à la dynamique de l’équipe. Certaines équipes préfèrent des check-in plus légers, d’autres plus profonds.
4. Gérer l’ambiance. Si un-e participant-e partage des émotions négatives, l’animateur-trice peut guider la discussion vers des aspects positifs pour maintenir une atmosphère constructive.
5. Varier les formats. Alterner les types de check-in (question rapide, emoji, anecdote positive) pour garder l’engagement et éviter la monotonie.

Le planning poker est un outil collaboratif et ludique utilisant un jeu de cartes où chaque membre d’une équipe évalue une tâche ou une décision en choisissant une carte correspondant à une valeur spécifique. Les cartes sont révélées simultanément, puis discutées jusqu’à ce qu’un consensus soit atteint. Cela évite les biais d’influence et favorise la participation collective à la prise de décisions et à la gestion de diverses priorités.

Le planning poker est souvent utilisé par les équipes de projet agiles, mais il peut aussi répondre à d’autres questions importantes au sein d’une organisation.

Comment le planning poker peut-il être utilisé ?

1. Priorisation des tâches et projets
   Le planning poker permet de classer les tâches ou les projets en fonction de leur impact, urgence ou complexité, en favorisant un consensus collectif. Cela aide à mieux gérer les priorités en prenant en compte différents points de vue.
2. Évaluation des risques
   L’outil peut être utilisé pour estimer la probabilité et l’impact des risques dans un projet, facilitant la prise de décisions éclairées sur les actions préventives à prendre.
3. Allocation des ressources
   Grâce à l’estimation collaborative, le planning poker aide à mieux répartir les ressources en fonction des besoins et capacités de l’équipe, optimisant ainsi l’efficacité.
4. Prise de décisions stratégiques
   Le planning poker peut être utilisé pour évaluer des options stratégiques en pondérant différents facteurs (coûts, avantages, faisabilité). Cela permet une prise de décision plus transparente et collective.
5. Amélioration continue des processus
   En évaluant les performances des processus internes, le planning poker facilite l’identification des points à améliorer, en tenant compte des avis de tous les collaborateurs.
6. Estimation des tâches dans un projet agile
   La principale utilisation du planning poker est l’estimation des tâches dans un projet géré par une équipe agile. Chaque membre de l’équipe donne une estimation chiffrée (basée sur des points de complexité ou des unités de temps) pour évaluer l’effort nécessaire pour accomplir une tâche. Cette estimation collective permet de prendre en compte différents points de vue et de réduire l’incertitude en obtenant un consensus, ce qui est crucial pour une planification efficace des sprints et la gestion des priorités.

Les bénéfices du planning poker dans une organisation

L’utilisation du planning poker encourage la participation collective, réduit les biais décisionnels et améliore la communication entre les équipes. Son approche adaptable le rend utile dans de nombreux contextes : priorisation, gestion des risques, décisions stratégiques, etc. En intégrant cet outil dans vos processus, vous optimisez l’engagement de l’équipe et améliorez la gestion globale de votre organisation.

Le défi de chaque estimation est d’identifier la valeur la plus réaliste possible, de manière à ce qu’en fin de projet, l’écart entre la valeur estimée et la valeur réelle soit la plus faible possible.

Pour être au plus près de cette valeur réaliste, j’utilise la démarche suivante :

1. Je commence par noter la valeur qui me vient intuitivement, quelle qu’elle soit.
2. J’utilise une ou plusieurs méthodes d’estimation parmi les suivantes :
   • Par découpage. Découpage de l’élément à estimer en sous-éléments, jusqu’à un niveau auquel il devient possible de faire une estimation.
   • Jugement d’expert. Consultation de personnes expérimentées dans le domaine lié à l’élément qui est estimé.
   • Estimation par analogie. Référence à des projets ou des éléments de projet analogues dont on connait la valeur par expérimentation, tout en adaptant cette valeur au nouveau contexte.
   • Estimation paramétrique. Estimation basée sur des données statistiques propres au domaine de l’élément estimé.
   • Valeur moyenne. Calcul d’une valeur moyenne, basée sur la valeur la plus optimiste et la valeur la plus pessimiste.
   • Planning poker. Méthode d’estimation collaborative et consensuelle, utilisant un jeu de cartes qui portent différentes valeurs.
3. J’ajoute à la valeur obtenue une réserve liée au niveau d’incertitude de l’estimation. Cette réserve peut aller de 10% pour couvrir un imprévu mineur jusqu’à 300% pour des situations très incertaines. Pour des projets très particuliers, certaines personnes utilisent la méthode du chiffre pi pour définir la réserve à intégrer dans les estimations.
4. Je compare la valeur intuitive avec la valeur établie par l’utilisation d’une des méthodes ci-dessus. Si elles sont cohérentes, mon niveau de confiance dans la valeur établie est suffisant. Si les valeurs sont incohérentes, je refais une estimation intuitive et utilise d’autres méthodes.